E-PROCUREMENT

E- procurement

Beberapa definisi e-procurement dari berbagai sumber yaitu:

1. Menurut Wikipedia

“E-procurement is the business-to-business or business-to-consumer or Business-to-government purchase and sale of supplies, Work and services through the Internet as well as other information and networking systems, such as Electronic Data Interchange and Enterprise Resource Planning”.

2. Menurut Dave Chaffey (E-Business and E-Commerce Management)

“E-procurment is the electronic integration and management of all activities including purchase request, authorization, ordering, delivery and payment between a purchaser and a supplier”.

3. Menurut Infonet.com

“E-procurement is another name for B2B (Business-to-Business) purchasing of goods and services through extranet trading exchanges, direct ERP-to-ERP and internet connections with suppliers”.

Manfaat E-procurement

Secara umum, pengaplikasian e-procurment bertujuan untuk menekan cost dan meningkatkan efisiensi yang berujung pada peningkatan profitabilitas. Mengapa demikian? Karena menurut Turban et al (2000) manfaat dari e-procurment adalah sebagai berikut:

1. Mengurangi waktu dan biaya dalam siklus pembelian

Dengan adanya e-procurement proses pembelian menjadi lebih simple. Perusahan dapat melakukan pembelian secara online dengan purchasing agreement dan kontrol yang sudah di setting secara otomatis di internet order form. Selain itu pengimplementasian e-procurement juga akan mempercepat mencari sumber pembelian, mempercepat waktu permintaan penawaran, mempercepat waktu pengiriman penawaran, mempercepat waktu evaluasi penawaran, mempercepat waktu pengeluaran pesanan, mempercepat waktu penindak lanjutan, mempermudah pelacakan pesanan.

2. Meningkatan budgetary kontrol

3. Mengeliminasi kesalahan-kesalahan administrasi, dengan cara mengurangi pekerjaan-perkerjaan manual menggunakan kertas sehingga meminimalisasi human error.

4. Mendapatkan harga yang lebih rendah melalui standarisasi produk dan pembelian secara konsolidasi.

5. Meningkatkan informasi management

Karena sistemnya lebih terintegrasi maka memungkinkan komunikasi yang lebih cepat sehingga dapat memenuhi kebutuhan persediaan secara tepat waktu (just in time purchasing). Oleh karena itu cost untuk menyimpan inventori dapat ditekan.

6. Mengingkatkan proses pembayaran, dengan cara pengurangan waktu proses penagihan dan pembayaran. Oleh karena itu:
•Berpotensi mendapatkan tambahan potongan harga.
•Mengurangi kesalahan atau ketidak cocokan antara surat pesanan, dokumen penerimaan dan tagihan.

7. Menunjuang pelaksanaan kemitraan pembeli-penjual, dengan cara:
• Menunjang komunikasi yang rutin, cepat, akurat.
• Menunjang transparansi antara mitra.

Menurut Infonet.com penghematan yang dapat dilakukan melalui pengaplikasian e-procurment dirinci sebagai berikut:

§ Untuk Distributor:

Keuntungan Bagi Distributor	Rata-Rata Peluang Penghematan
Store Management	2%-8%
Stock Management	10%-40%
Increase in Sales	5%-20%
Reduction in Logistic Cost	3%-4%

§ Untuk Produsen:

Keuntungan Bagi Produsen	Rata-Rata Peluang Penghematan
Reduction in Stock	10%-40%
Acceleration of Restocking Cycles	12%-30%
Increase in Sales	2%-10%
Better Customer Service	5%-10%

Perbandingan antara proses pembelian tradisional dengan proses e-procurement.

	Proses Pembelian Tradisional	Proses e-Procurement
Pembelian di luar kontrak	Banyak	Sedikit
Potongan harga (volume)	Sedikit	Banyak
Proses administrasi	Banyak kertas	Sedikit/tanpa kertas
Efisiensi karyawan	Rendah	Tinggi
Kemungkinan jumlah kesalahan	Banyak	Sedikit
Harga barang dan jasa	Standar	Ada diskon
Biaya administrasi	Tinggi	Rendah
Biaya persediaan	Tinggi	Rendah

Contoh kesuksesan E-procurement

- Pemkot Surabaya mampu menghemat anggaran 25%.

- British Telecom berhasil memotong biaya rata-rata transaksi pengadaan barang/jasa US$80 menjadi US$8 dalam 1,3 juta transaksi.

- IBM, Microsoft, The Wall Street Journal, Raytheon, dll

- Depkimpraswil, Bappenas, ESDM, BPPT.

Namun pengimplementasian e-procurement membutuhkan perencanaan yang matang, karena jika tidak direncanakan secara seksama maka investasi perusahan dalam e-procurement akan gagal sehingga dapat menyebabkan kerugian yang besar bagi perusahan.

Penyebab kegagalan e-procurement antara lain:

• Penolakan dari karyawan untuk menggunakan system baru
• Kesulitan mengintegrasikan IT system
• Lemahnya kolaborasi antara supplier dan buyer
• Miss-komunikasi di antara level management mengenai apa itu e-procurement
• Miss-komunikasi di antara buyers’ e-procurement system dengan suppliers’ e-fulfilment system.

Oleh karena itu penting bagi perusahan untuk benar-benar memperhatikan apa yang dibutuhkan oleh perusahaan tersebut dan mengevaluasi cost dan benefit dari pengimplemantasian system yang baru. Contohnya, untuk perusahaan berskala kecil kemungkinan besar tidak membutuhkan pengimplemantasian e-procurement yang kompleks karena kemungkinan cost yang dikeluarkan oleh perusahan tersebut akan lebih besar di banding benefit yang mereka terima.